企業(yè)用戶 SAP ERP選型還需“門當戶對”，必看 50 諫言!
發(fā)表于：2017/7/17 11:28:06??閱讀量：?[關閉]
選擇一款合適的ERP軟件并非易事。
首先， SAP ERP系統(tǒng)的概念不斷擴大，涉及的領域也在逐漸擴張。企業(yè)選購一款合適的ERP系統(tǒng)需要RFI(信息邀請書)，RFP(需求邀請書)。除此之外，demo演示、咨詢，還有對部署方式的繁多要求。
然后這就會牽涉到公司的治理問題：你需要誰成為你的項目成員?如何推動團隊項目向前發(fā)展?應該選擇哪位高管輔助項目進行?
以上這些問題只是冰山一角。本篇將從8個維度細細講述企業(yè)ERP選型的50條諫言。
摘要：
一、整理ERP選型需求
二、創(chuàng)建ERP選型團隊
三、給出ERP選型項目預算
四、列出ERP供應商短名單
五、鑄造ERP項目戰(zhàn)略
六、建立部署方式和許可證
七、審核ERP定制化服務和集成方式
八、重視ERP供應商提供的demo
一、整理 ERP 選型需求
1、明確至少3個關鍵性業(yè)務問題
在進行ERP評估之前，需要明確企業(yè)自身存在的3到5個關鍵性業(yè)務問題。用戶往往在冗長的RFP文件中茫然不知所措，錯將產品性能和功能而非自身痛點需求視為關鍵。需要問：是否缺乏控制?庫存需求如何?人工操作過程是否緩慢?執(zhí)著于一套解決方案是否能解決像訂單轉化、生成報告等基本業(yè)務問題并沒有任何卵用。只有想清楚業(yè)務需求，才能有可能在充滿挑戰(zhàn)的路上，獲得增長的翻倍和價值的回歸。
2、明確業(yè)務專屬領域，找到相匹配的 SAP ERP系統(tǒng)
企業(yè)進行ERP方案選型，匹配性與功能性是關鍵問題。「我們公司業(yè)務持續(xù)盈利的動力是什么?業(yè)務得以立足的原因又是什么?」對于有些企業(yè)，選一款ERP無非換了個界面，有些則關注成本控制，還有企業(yè)系統(tǒng)只需無缺陷即可。其實，每個業(yè)務都有自己的獨特商業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，找到符合的ERP系統(tǒng)才能完善企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展。
3、警惕合規(guī)性需求
就像渠道商銷售食品、藥物或化學試劑都需要很多相應的合規(guī)性準則。無論企業(yè)業(yè)務分屬哪個領域，客戶和各級稅收政府都有權利進行合規(guī)性要求。在滿足這些要求的同時，ERP系統(tǒng)也需符合這一準則。
4、條分縷析，劃定企業(yè)預期需求
選型總會不太理想，關鍵是時刻圍繞企業(yè)的預期需求。例如，ERP軟件涵蓋范圍廣，進行demo演示時，軟件性能上的豐富性往往掩蓋了關鍵過程操作的優(yōu)良性。
5、明確改變之必要性
確定進行一項戰(zhàn)略性項目的核心業(yè)務需求和動因，是ERP選型計劃的首要一步。例如，提升業(yè)務競爭性和盈利能力，有助于找出當前業(yè)務的困境和未來設想的發(fā)展狀態(tài)，進而判斷當前與未來的區(qū)別與聯(lián)系。
6、實時功能十分重要
物聯(lián)網每天都在改變著周圍事物。因此，當前的商業(yè)交易過程需要不斷的信息整合，這需要客戶、零售商、渠道商、材料供應商和附屬商業(yè)實體的反饋。因此，企業(yè)系統(tǒng)需要有實時關注周圍世界的能力。這種能力不再只是一種想法，而是切切實實變成了一種只有強大ERP系統(tǒng)才擁有的價值的業(yè)務需要。
7、品牌忠誠度并非好事
許多ERP選型經理總是期待：拿起電話打給供應商就能獲得一個滿意又便捷的解決方案。不過，真實的情況往往是：如果這位經理不喜歡之前的系統(tǒng)方案，那么任何升級版的系統(tǒng)都只能帶來利弊上的雙重考驗。如果企業(yè)需要改變，那么就不要等待。
8、簡約的價值往往被低估
涉及到ERP系統(tǒng)，甚至是信息問題，盡管畫蛇往往不宜再添足，但只有將信息清晰地傳達出去才更為重要。這種情況下，用戶界面成為系統(tǒng)簡化的切口。例如，屏幕是否可清晰易理解?界面對新手操作員是否有效?或廠商是否會從始至終建議補救培訓的重要性?
9、ERP選型要求要簡單且易于達成
ERP選型清單應該條理清晰，且注意只包含與當前工作相關的條目。然而，企業(yè)文化的不同，一些企業(yè)往往拋棄這些清單，而這些清單最終淪為「清單庫」，失去原有的作用。因此，需要注意：在建立ERP選型需求清單時，要確保包含的條目直接適用于已明確圈定好的運營需求。
二、創(chuàng)建ERP選型團隊
10、將最終用戶納入選型過程
確保ERP選型團隊包括最終用戶。企業(yè)各個部門應該派出一名代表進入選型團隊。這樣的團隊擁有多部門用戶，有助于獲得不同類型的觀點。軟件選型團隊應該像一面鏡子一樣反映出這點。
11、任命一名ERP項目經理進行團隊溝通
這個團隊包括上層管理層、部門領導及不同部門的終端用戶。ERP項目經理重要職責之一是保持利益相關者和團隊之間的溝通，正如一次成功的ERP系統(tǒng)實施需要高管的全力支持。保持6到8人成員的團隊，并派PM出馬touch到所有部門，確保收集到所有的反饋，且部門問題得以解決。
12、選派正確的人管理整個項目
ERP項目經理需具備的一個重要特質是拒絕失敗。
13、向ERP選型團隊表示你對他們努力的謝意
ERP選型和實施有時需要很久，甚至沒日沒夜的趕工。因此，確保ERP團隊體力和腦力上的雙重補給。這并不意味著企業(yè)成本會很高，但滿足團隊基本需求將有助于項目進程的加速。
14、聘請專屬的ERP項目顧問
從咨詢公司聘請一名ERP項目顧問，這位顧問關注你的業(yè)務，但又不會從你的業(yè)務中獲得直接利潤。這種安排可以以員工勞動制或合同的方式進行。或許你會找到合適的人才為企業(yè)工作，這種方式更簡單，只需改變職位名稱。
15、項目執(zhí)行人需要有一顆責任心
項目執(zhí)行人一定是忙碌的人。成為ERP項目執(zhí)行人得愿意花大量的時間對待這件事情。否則，他們對這個項目的價值則是微乎其微，倒不如將時間用在真心對待這個項目的人身上。
三、給出ERP選型項目預算
16、成本對比要有所意義
涉及到軟件選型對比，首先要確保對比項屬于同一范疇。盡管成本問題是企業(yè)考量的第一要素，但先確認符合用戶需求、業(yè)務大小和復雜程度的軟件功能更為重要。聘請一名新員工可直接影響，而缺乏生產力則間接影響企業(yè)不會采購某一軟件。
17、莫讓預算沖昏頭腦
手握ERP預算大權，就不要為此沖昏頭腦。即便有很多廠商想要成為你的ERP系統(tǒng)供應商，但要記?。簩W會對不合理的ERP供應商說「不」，這樣才能保證你的工作飯碗不會丟。
四、確定ERP供應商短名單
18、確定ERP廠商短名單，切忌「廣撒網」
僅比較適合自己業(yè)務層級的少數(shù)幾個軟件包。ERP選擇周期不應該同時考慮第一層級和第三層級的ERP軟件包。同樣，不要試圖大海撈針，而是挑選幾個可靠的系統(tǒng)進行評估。不要忘了還要考慮實施中和實施后的問題，如對供應商、咨詢團隊的信任問題。一個優(yōu)良的ERP軟件包如果沒有良好的實施那就純屬白扯。
19、分析并記錄預期需求
會計選擇軟件可能會陷入「功能奇偶」的怪圈，在選擇新一款軟件時往往十分謹慎。不過，換一套ERP解決方案并不容易，因此企業(yè)的下一款ERP系統(tǒng)一定得靠得住。企業(yè)最好將預期需求列一張清單，例如，對移動化的需求，對集成能力的期望等等。
20、不要忽略用戶體驗
談到ERP選型，任何人都會告你制定一張需求清單，并將這些規(guī)格與供應商所能提供的規(guī)格進行對比。但還有一點十分重要：良好的系統(tǒng)可用性幾乎可以決定用戶體驗是否良好，如用戶友好、易于掌握、且充分發(fā)揮系統(tǒng)價值。只有這樣，企業(yè)的業(yè)務才能從繁多的系統(tǒng)當中家價值最大化，提升業(yè)務生產性。
21、將供應商產品和服務的戰(zhàn)略方向考慮在內
一般來講，ERP是一項重大承諾。換言之，一旦企業(yè)用戶選定，就基本不太可能拋棄。因此，在戰(zhàn)略方向的預期上，支持和服務部門，以及軟件供應商的戰(zhàn)略方向(目前與ERP平臺所能提供的服務基本沒多大關系)，所有因素都應該以業(yè)務發(fā)展為核心考慮在內。
22、選擇投資新技術的ERP供應商
軟件編程和網絡工具都在不斷發(fā)展。挑選一個擁有最新技術，并能為用戶帶來技術便利的供應商十分必要。同時，廠商也需要保持對舊工具的專業(yè)知識，因為這些工具可能還適用于除了ERP系統(tǒng)之外的其他軟件。此外，廠商聘請員工也應該是擁有最新ERP知識的人才。
23、在選擇專門的ERP系統(tǒng)之前對支持服務進行審核
在ERP市場中占有優(yōu)勢地位的廠商往往使用舊技術。大部分ERP系統(tǒng)十分具有競爭力，但還有少數(shù)實際上很早就被開發(fā)出來一直為用戶提供服務。盡管服務不錯，但如果企業(yè)使用的是一款1980年代的數(shù)據(jù)庫，那么就很難獲得想要的支持服務。實際上，試用領域廣泛的制造ERP更傾向于使用新技術，并不斷保持對技術的更新能力。
24、選擇ERP系統(tǒng)要看供應商企業(yè)文化
在學術層面，「公司文化」通常被視為一種神秘的概念。不過，在操作層面，業(yè)務問題跟管理問題同等重要。這是因為企業(yè)領導層的掌控能力代表了創(chuàng)始人、持有人或者高管人員的主管愿望。
25、詢問ERP供應商的客戶完成率
盡管市場中不斷高調宣傳ERP成功實踐的案例，但市場同時充斥著大量的失敗案例。因此，當對合適的廠商進行深入調研時，調查不同廠商的客戶完成率就十分具有現(xiàn)實意義。就算這些數(shù)據(jù)并不易獲得，企業(yè)在最后決定之前也需要廠商詳細描述這些數(shù)值。否則，先斬后奏的決定只能讓企業(yè)陷入風險的困境中。
26、詢問ERP供應商的實踐過程
單刀直入，詢問廠商的實踐過程，而非聽從銷售吹噓的天花亂墜的方案。因為一個不必要的復雜的實施計劃可能會影響自己的預算，甚至超支。
27、只選擇持有先進思想的ERP供應商
為了健康發(fā)展，企業(yè)須不斷突破之前的業(yè)績增長。因此，選擇ERP系統(tǒng)另外一點重要因素是快速無縫擴展操作的能力。企業(yè)選擇的ERP供應商應該是深知企業(yè)業(yè)務邏輯，隨時根據(jù)企業(yè)需要提供升級等支持服務的廠商。
五、鑄造ERP項目戰(zhàn)略
28、畫出當前戰(zhàn)略地圖
讓用戶參與到新系統(tǒng)中。劃定好戰(zhàn)略地圖之后，制定一張需求清單，明確這些需求為硬性需求和吸引用戶的新功能。在考慮使用ERP系統(tǒng)或更換新的ERP系統(tǒng)之前，企業(yè)需要對業(yè)務運營和自身需求有充分的了解。這對于將不同的地點、業(yè)務部門或企業(yè)進行合并時十分重要。在評估新系統(tǒng)之前，要將進行「數(shù)據(jù)清理」。因為將不良數(shù)據(jù)遷移到新 ERP 系統(tǒng)上是個十分糟糕的做法，必然會導致種種問題。在進行ERP廠商對話之前做的準備越充分，這對企業(yè)自身越有利。預計這些活動會花費至少50%-70% 的項目時間。因此，排除優(yōu)秀的人員參與這次項目中將對未來業(yè)務操作產生長遠影響。
29. 使用選擇和實施進而改進流程
選擇ERP軟件應深入了解心中期待的所有軟件特性，確保其能解決企業(yè)當前業(yè)務問題。同時也要與當前企業(yè)軟件良好運行。實施的良好進行能更好的提升業(yè)務流程。
30、數(shù)字轉型影響企業(yè)的選型決定
數(shù)字轉型市場影響著企業(yè)的ERP選型。分析師預測：2020年數(shù)字市場份額將達2.2萬億美元。評估ERP廠商幾套標準：可否提供一套易于集成，且與大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網、移動化、云計算、AI甚至認知計算相關的產品服務?目前，ERP系統(tǒng)的核心功能可與第三方應用程序接口進行交互。企業(yè)ERP系統(tǒng)需要在未來若干年內支持業(yè)務的不斷發(fā)展。
31、建立一套完善的故障/恢復方案
如果業(yè)務進展不順，企業(yè)提前建立的一套預警修復方案可以瞬間翻盤。選擇ERP系統(tǒng)擁有良好的故障/恢復方案對企業(yè)往往是救命良藥。
32、心中明確何時需要替換原有系統(tǒng)
移動化是當今潮流。如果ERP系統(tǒng)無法與移動設備或交易平臺進行集成，那么企業(yè)已經輸在起跑線上。企業(yè)可以進行連通，并不意味著企業(yè)做得就足夠好。將第三方工具連接到ERP系統(tǒng)上，這只證明了企業(yè)產品的移動兼容性，因為很快成本會上升。證明ERP戰(zhàn)略的唯一方式就是將遺留ERP系統(tǒng)代替為可提供本地移動功能的系統(tǒng)。
33、充分了解對手擅長之處
競爭對手可能會刺激ERP選型項目的進行。例如，如果對手可以追蹤客戶并分析其采購習慣，那么對手在這方面就有很強的競爭優(yōu)勢。因此，在對手還未開始使用新系統(tǒng)之前，要抓緊時間充分將對手的優(yōu)勢降到最低。
34、將ERP潛在價值充分延伸到業(yè)務的各個部分
闡明問題、建立一個問題框架、按照不同部門領域將問題進行拆分。在這種情況下，試著利用真實案例，在項目開始時與CEO商討以上這類問題。如果談報告，那么就將具體討論報告問題;如果討論庫存問題，就將受影響過程解釋清楚。根本目的是讓所有人在同一時間思考同樣的問題。
35、明確并記錄ERP系統(tǒng)生命周期進程
理論上，企業(yè)用戶希望ERP系統(tǒng)可長期運行。供應商提供的ERP系統(tǒng)維修方案，可為用戶持續(xù)升級新版本，并定期修復軟件中存在的Bug。了解自身企業(yè)ERP系統(tǒng)維修方案的原理和各項成本十分必要。當然，硬件和網絡同樣有自己的生命周期。部分零件會有損耗，部分零件都已老化，無論哪種情況都會很大程度上增加企業(yè)的ERP預算成本。
36、甚至在還未選定軟件之前，對ERP市場進行調研
有時，企業(yè)確實可以發(fā)現(xiàn)真實的軟件特點或功能，還有可能通過多年的ERP選型實踐經驗掌握很多有用的信息。如果企業(yè)自己梳理出了很多需求痛點，那么當企業(yè)有一個活躍的產品選型計劃時，就省去很多不必要的麻煩。
六、建立部署方式和許可證
37、ERP部署和許可證模型要與業(yè)務目標相協(xié)調
在ERP系統(tǒng)評估過程中，企業(yè)用戶須決定部署方式和許可模式，且與業(yè)務目標很好地協(xié)調。請注意，軟件模式與許可授權模式屬于兩種不同的范疇，嚴格意義上講，不能放在一起討論。(例如，云解決方案通常被視為按月訂閱的經濟模式。)企業(yè)用戶往往會遇到以下幾個問題：
1. 供應商提供的遺留解決方案，只能在本地進行部署，或一次性授權買斷，或按月訂閱收費
2. 供應商提供的云解決方案，可按照訂閱模式進行收費
3. 供應商提供的部分應用程序可在本地進行部署，即一次性授權買斷，而其他模式可能需要在云端提供，即訂閱方式收費
因此，企業(yè)用戶需要明確究竟選擇哪種方式，與其現(xiàn)有的部署模式和現(xiàn)金流狀況相匹配。在過去，只有產品特征更為細節(jié)的供應商才能最終贏得用戶的贊賞。但現(xiàn)在，企業(yè)用戶選擇的供應商或ERP解決方案不會囊括太多的產品性能，只有更為靈活的部署或許可模式才能符合用戶的需求。
38、認真計算授權軟件和用戶數(shù)量
用戶選擇ERP系統(tǒng)，無論部署在本地還是云端，用戶都需要使用一些本地部署的軟件。不要將這部分用戶數(shù)量算進來。因為，本地許可授權可以同時登陸，只需要考慮可能同時登陸的最高用戶數(shù)量。你可以有100個用戶，但只有25個軟件授權許可，而你的ERP系統(tǒng)需要滿足每個用戶的需求。
39、開源ERP好處多多
開源ERP的好處在于，可以讓用戶自行控制軟件，并滿足其定制化服務的需求。如果用戶自身擁有軟件開發(fā)的靈活方案，那么開源ERP則是上佳之選。
40、遷移到云端之前要準備好基礎架構的改變
從管理的角度講，本地部署意味著一切業(yè)務要以企業(yè)的硬件和網絡驅動發(fā)展。然而，當涉及到云ERP系統(tǒng)時，這種方式就不復存在了，相反由端到端的管理挑戰(zhàn)所替代。向云端遷移的過程中，企業(yè)用戶唯一能做的就是提出基礎架構管理的重構計劃。
41、 搬上云端需要了解自身的風險
這與ERP解決方案幾乎無關，卻與企業(yè)規(guī)模、企業(yè)文化以及企業(yè)抗風險能力有關。這無形之中扮演一個重要角色，從財務的角度講，這并非是一種須判定孰是孰非的決定。(用戶可以從ERP解決方案中省錢，但不足以大幅度影響企業(yè)自身的盈利狀況)。但是，從戰(zhàn)略上講，如果企業(yè)云ERP供應商經營不善，或因為存在爭議而無法使用供應商提供的ERP系統(tǒng)，企業(yè)便無法獲得業(yè)務數(shù)據(jù)?？傊?，結果非常嚴重。
七、審核SAP ERP定制化服務和集成方式
42、聚焦企業(yè)已經投入使用的軟件
企業(yè)選擇ERP軟件，起初企業(yè)用戶會忽略那些已經投入使用的第三方解決方案和遺留應用程序。在每套ERP軟件實施的過程中，無可避免會遇到一些將不同第三方解決方案集成的挑戰(zhàn)。為了保證無縫對接過程，企業(yè)用戶應該聚焦于那些可在企業(yè)現(xiàn)有系統(tǒng)進行集成的軟件供應商。
43、系統(tǒng)良好的集成能力同樣重要
任何一套ERP系統(tǒng)都不能說是很完善的系統(tǒng)。企業(yè)用戶只好將第三方應用嵌入到自身平臺從滿足自身各項業(yè)務需要。ERP系統(tǒng)是否與其他應用無縫集成?如今應用生態(tài)系統(tǒng)中又有多少款應用程序?軟件系統(tǒng)的定制化能力又如何?例如，將供應商支付能力自動化的能力，亦或是輕松將一款app集成到ERP系統(tǒng)的能力。
44、奠定未來增長的靈活性
選擇一款ERP系統(tǒng)，找到適合自身業(yè)務需求的解決方案才是關鍵。傳統(tǒng)的ERP系統(tǒng)很難改變，但當前的技術可以使ERP系統(tǒng)既靈活又保證完整性。首先要明確系統(tǒng)改變的難易程度，這些改變是否需要咨詢公司或實施的附加費用。其次，要了解自身業(yè)務與ERP系統(tǒng)改變相關的時間計劃。企業(yè)需要進行增長、產品創(chuàng)新，那么靈活的企業(yè)資源管理解決方案，無需大量IT成本或時間成本，使團隊成員快速對供應鏈和制造過程得以改變，則顯得十分重要。
45、將定制化視為底線
提到定制化服務，越少即是更多。如果說內部過程一次微調便可繞過重寫自定義代碼的需要，然后再考慮進行系統(tǒng)改變。第三方的導入可以填補這部分空白，使得系統(tǒng)功能將更為完善。定制化或許十分必要，但是過度定制化需求往往意味著高成本，且在未來升級方面穩(wěn)定性差、實施時間漫長。
八、重視ERP供應商提供的demo
46、通過demo提出用戶擔憂
如果對demo有任何的疑問，請隨時與廠商進行溝通，不要懼怕提問。很好的 demo版本往往是雙方開誠布公的結果?？梢岳斫?，許多團隊在看demo時都會具有一定的ERP審美疲勞，因此，demo之后的交流與信息反饋十分重要。用戶在進一步決定之前一定會與團隊成員達成某種形式上的一致。
47、提供demo的ERP廠商一定是正確的候選人
仔細想想為什么要選擇一家新的ERP供應商。例如，如果你的主要動因是可更為快速的接受訂單，并短時間內交付出去，那么銷售和產品顧問一定是候選人。如果你的客戶需要在產品質量系統(tǒng)上進行改善，那么用戶的改變成為必然。
48、在demo中明確自己所期待的產品
有些ERP供應商會將軟件系統(tǒng)的優(yōu)勢在demo中展現(xiàn)出來，但用戶還有自己一套標準。因此，要讓供應商重視你的問題，將你的問題現(xiàn)在demo中。此外，選型團隊的重要性也在此時恰當?shù)牡靡泽w現(xiàn)。
49、減少供應商產品演示之后的困惑
此時進行進一步的深入演示，有助于講清問題、回顧細節(jié)、明確ERP廠商的不同特點。同時，利用這段時間重新確認廠商短名單，如建議書、用戶數(shù)量和產品性能。
50、通過計分單對ERP廠商demo進行評估
根據(jù)現(xiàn)場demo演示(或錄音版本)進行多人打分。首先確保打分人員打分數(shù)量的精準性，隨后通過一些的加法運算，就可以最終將某些不合適的ERP廠商排除在名單之外。
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